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旅行の幹事が旅費の集金で失敗しないための注意点とは?

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緑が多いシーズンとなってきました。

企業さんなどでは、そろそろ社員旅行の話がチラホラと出始める時期ですね。

入社5年目くらいの社員さんにとっては、初めて旅行の幹事を任されたりする人もいると思います。

特に旅費を管理する幹事に任命された若手の社員さんにとっては、役目が役目なだけに失敗は許されないですから、気が気ではないですよね…(よく分かりますよ(汗))

そこで今回は、旅行の幹事が旅費の集金で失敗をしない注意点などを、私の経験も踏まえつつご紹介していきたいと思います。

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旅行の幹事は旅費の集金に注意!


さて、旅費担当の幹事さんが最初にぶつかる大きな壁と言えば、“旅費の集金”です。

これの注意するポイントは大きく分けて2つです。

1つ目は、金額です。

旅行の企画を担当する幹事さんがホテルや旅館などの宿代や、ツアー全般の金額を出してくれると思います。

ですが、ここで例えば旅行会社などから見積もられた旅費等をそのまま額面通りに集金してしまうと、後々に大変な思いをすることに成りかねません。

なぜならば、家族旅行や友人との旅行と違い、社員旅行の場合はキャンセルが発生する確率も高いですし、旅行中に突然の出費に見舞われることもよくあるからです。

(社員旅行の場合は、旅行中にポケットマネーを出したがらない人が多いです…)

ですから、旅費はツアー代金などとは別に、予備費等として若干多めに見積もるのが得策です。

みんな大人ですから、極端に大きい金額にさえならなければ異議は出ませんよ。

そして、当たり前のことですが旅費が余ったらちゃんと返金をしましょう!

2つ目は、“集金のタイミング”です。

旅行の企画が決まったら、いざ集金!ということになりますが、あまりに早めに集金をしてしまうのも、少し困りものです。

先程も伝えましたが、社員旅行では企画が決まった後でも参加が取りやめになる人が出てくる事だって多々ありますし、そもそも参加する人がお給料の中から旅費を工面するという事実も考慮しなくてはなりません。

ですから、企画が決まってからすぐに集金をするのではなく、【 お給料日を一度挟む 】くらいの余裕を持たせると喜ばれますね。

(名幹事の称号を得るポイントの1つです!)

旅行の幹事を失敗しないためには?


次に、旅行の幹事さんが失敗をしないための心得です。

これは色々なポイントがあると思いますが、私の経験ではたった1つです。

何かと言いますと、“(空気を乱さない程度に)毅然とした態度で臨む”という点です。

社員旅行の幹事さんは、入社数年目の社員さんの登竜門みたいな感じになっています。

それをいいことに、社員さんの中にはやたらと先輩風を吹かせてくる人も多いです。

また、旅行ですから気持ちが大きくなってしまう人だっています。

そんな中で、若手だからと気弱になっていたり、先輩社員さんに言われるがまま流されたりしてしまうと、気付いたら旅費が赤字に…なんて事も有り得るのです。

(私の経験ですが、ポケットマネーを使いたくないがために、集金したお金を使わせようとする先輩社員が実際にいたのですよ…)

ですから、みんなから預かった旅費でやり繰りする以上は、いくら相手が先輩だったとしても、「ダメなものはダメ!」と堂々とした態度で接しましょう。

ただし、あくまでも楽しい旅行の最中です。

場の空気を乱すようなことは避けないといけませんから、冗談やギャグを織り交ぜつつ、諸先輩方のワガママを回避するという、心配りは必要ですから忘れないようにしましょうね。
(これも名幹事の称号を得るポイントです)


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旅行の幹事をする上での注意点は?


ここまでポイントをいくつかご紹介してきましたが、旅費担当の幹事と言っても幹事は幹事です。

ですから、社員旅行の計画段階~旅行中そして、旅行が終わり返金や会計報告を済ませるまで、“幹事”という役はずっと付いて回ります。

「集金を済ませたからあとは知らないよ」という様な、自分勝手な考えだけは持たないようにしましょう。

以前に私が旅行の幹事をやった時に同僚が旅費を担当したのですが、(幹事が嫌だという理由で)自分の役回りだけを頑なに実行してしまった結果・・・。

旅行中から社内での評判がすこぶる落ちてしまい後々まで大変な思いをしていました。

ですから、自分の役回りが旅費関係だったとしても、旅行の中心役である“幹事”ということを忘れずに。

他の幹事さんともしっかりと協力をしながら、最初から最後まで社員旅行を盛り上げる気概や器量を持って臨むのが、社員旅行の幹事をする上での最大の注意点になると思います。

少なくともこの点に気を付けていれば多少のミスはなんとかなりますし、自然とみんなが協力してくれるので、大役を全うするのがグンと楽にもなりますよ^^

まとめ

如何でしたか?

社員旅行の幹事というのは荷が重いですし大変ではありますが、注意点に気を付けつつ楽しい旅行となるように頑張ってみて下さいね!

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