上司に代理でメール送信を社内宛てにに出す場合、自分が出すメールと違い、何かミスがあったら上司まで責任が及ぶことがあります。
上司の代理メールの場合の署名や定型文、例文などがあると便利で悩まなくてすみますよね。
ビジネスマナーとしても、上司の代理で送るメール例文などマナーなどの留意点を理解しておきましょう。
代理でメールを上司の代わりに社内宛に送る場合の署名や留意点、例文をわかりやすくご紹介します。
上司の代理でメールを社内宛に送る時の留意点
上司の代理でメールを社内宛てに送信する場合の留意点は、次の通りです。
代理だということを明確に示す
代理ということを明記しないと、相手は上司から来たメールだと誤解します。
社内宛では、所属名・上司名・代理者の名前を書きます。
指示された内容以外は書かない
簡単な挨拶と要点だけを書く。
余計なことを書くと、内容の主旨が変わってしまうことや、誤解を招くことがあります。
送信した内容を上司も確認できます。
要点に補足を足す時は上司の確認をとる
原則として、補足はしないようにしましょう。
補足が必要な場合は、送信前に上司の了解を得るようにします。
上司の代理でメールをするなら署名はどうする？
上司の代理メールの場合署名欄はどうするかが悩むところですが、社内宛の代理メールなので自分が勤めている会社内に送るということです。
なので、署名には部署名と名前、連絡先を入れるだけで良いということになります。
署名には上司名、部署名と代理者（自分）、上司のアドレスなどを記載し、「ご返信は、こちらにお願いいたします」と書いておきましょう。
署名の例
・返信については、田中課長にお願いいたします。
・▲▲＠▲▲（上司のアドレス）
・内線：▲▲▲▲
もしも、送る相手の部署が同じ場合は署名にも部署は不要で、名前だけでOKですね。
上司の代理でメールをする時の例文を紹介
上司の代理メールとしての例文を3パターン紹介します。
社内宛の代理メール例文1
▲▲部▲▲課長 ▲▲様
お疲れ様です。営業部の鈴木です。
田中課長に代わりまして送信いたしております。
「▲▲検討会議」の日程を下記の通り決定しましたので、お知らせいたします。
日時：4月10日 午前11：00から
場所：第3会議室
※資料等は当日配布致しますので、よろしくお願いいたします。
「署名」･･･代理者氏名と上司のアドレスを記載します。
社内宛の代理メール例文2
▲▲部▲▲課 ▲▲様
お疲れ様です。
田中課長の代理で、営業課の鈴木がご連絡させていただきます。
～要件～
なお、ご返信については、下記田中課長のメールアドレスまでお願いします。
「署名」
社内宛の代理メール例文3
～各部署（宛先）～
お疲れ様です。広報課の▲▲です。
田中広報課長に代わりまして、下記のメールを送信します。
「･･･メールコピー文･･･」
以上です。よろしくお願いいたします。
「署名」
まとめ
上司の代理メールが社内宛で簡単な内容だとしても、ミスをすると上司も自分も信用を落としてしまいます。
上司の代理メールには必ず署名に自身が代理者である事、返信は上司に宛てて貰うことが大切です。
上司に代わって代理メールを打つときの例文を参考に、指示された内容を、しっかり相手に伝えましょう。
