上司の代理でメール送信!社内宛の署名や例文を参考に解決しよう!

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上司にメールの代理送信を指示された時は、自分が出すメールと違い、何かミスがあったら上司まで責任が及ぶことがあります。

代理メールでもビジネスマナーはあるので、しっかり留意点を理解しておきましょう。

代理メールの留意点や例文を、わかりやすくご紹介します。

上司の代理でメールを社内宛に送る時の留意点


代理でメールを送信する場合の留意点は、次の通りです。

・代理だということを明確に示す

代理ということを明記しないと、相手は上司から来たメールだと誤解します。

社内宛では、所属名・上司名・代理者の名前を書きます。

・指示された内容以外は書かない

簡単な挨拶と要点だけを書く。

余計なことを書くと、内容の主旨が変わってしまうことや、誤解を招くことがあります。

・代筆したメールは、(BCC:メール送信先が相手にはわからない)で上司にも送信しましょう。
 送信した内容を上司も確認できます。

・要点に補足を足す時は、上司の確認をとる

原則として、補足はしないようにしましょう。

補足が必要な場合は、送信前に上司の了解を得るようにします。

上司の代理でメールをするなら署名はどうする?


上司の代理メールの場合、簡単な確認事項や連絡事項といった内容が多いと思います。

ですから、署名も上司名、代理者(自分)、上司のアドレスを記載し、「ご返信は、こちらにお願いいたします」と書いておきましょう。

署名の例

・▲▲部▲▲課長 田中和夫:代理送信者 ▲▲
・返信については、こちらにお願いいたします。
・▲▲@▲▲(上司のアドレス)
・電話:▲▲-▲▲-▲▲


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上司の代理でメールをする時の例文を紹介

●社内宛の例文1

▲▲部▲▲課長 ▲▲様

お疲れ様です。営業部の吉田です。

田中課長に代わり送信いたしました。

「▲▲検討会議」の日程を下記の通り決定したので、お知らせいたします。

日時:4月10日 午前11:00から
場所:第3会議室

※資料等は当日配布致しますので、よろしくお願いいたします。

「署名」・・・代理者氏名と上司のアドレスを記載します。

●社内宛の例文2

▲▲部▲▲課 ▲▲様

いつもお世話になっています。

田中課長の代理で、営業課の加藤がご連絡させていただきます。

~本文~

なお、ご返信については、下記田中課長のメールアドレスまでお願いします。

「署名」

●社内宛の例文3

~宛先~

お世話になっております。広報課の▲▲です。

田中広報課長に代わりまして、下記のメールを送信します。

「・・・メールコピー文・・・」

以上です。よろしくお願いいたします。

「署名」

まとめ

上司の代理メールが簡単な内容だとしても、ミスをすると上司も自分も信用を落としてしまいます。

指示された内容を、しっかり相手に伝えましょう。

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