上司にメールの代理送信を指示された時は、自分が出すメールと違い、何かミスがあったら上司まで責任が及ぶことがあります。
代理メールでもビジネスマナーはあるので、しっかり留意点を理解しておきましょう。
代理メールの留意点や例文を、わかりやすくご紹介します。
上司の代理でメールを社内宛に送る時の留意点
代理でメールを送信する場合の留意点は、次の通りです。
・代理だということを明確に示す
代理ということを明記しないと、相手は上司から来たメールだと誤解します。
社内宛では、所属名・上司名・代理者の名前を書きます。
・指示された内容以外は書かない
簡単な挨拶と要点だけを書く。
余計なことを書くと、内容の主旨が変わってしまうことや、誤解を招くことがあります。
送信した内容を上司も確認できます。
・要点に補足を足す時は、上司の確認をとる
原則として、補足はしないようにしましょう。
補足が必要な場合は、送信前に上司の了解を得るようにします。
上司の代理でメールをするなら署名はどうする？
上司の代理メールの場合、簡単な確認事項や連絡事項といった内容が多いと思います。
ですから、署名も上司名、代理者（自分）、上司のアドレスを記載し、「ご返信は、こちらにお願いいたします」と書いておきましょう。
署名の例
・返信については、こちらにお願いいたします。
・▲▲＠▲▲（上司のアドレス）
・電話：▲▲－▲▲-▲▲
上司の代理でメールをする時の例文を紹介
●社内宛の例文1
▲▲部▲▲課長 ▲▲様
お疲れ様です。営業部の吉田です。
田中課長に代わり送信いたしました。
「▲▲検討会議」の日程を下記の通り決定したので、お知らせいたします。
日時：4月10日 午前11：00から
場所：第3会議室
※資料等は当日配布致しますので、よろしくお願いいたします。
「署名」･･･代理者氏名と上司のアドレスを記載します。
●社内宛の例文2
▲▲部▲▲課 ▲▲様
いつもお世話になっています。
田中課長の代理で、営業課の加藤がご連絡させていただきます。
～本文～
なお、ご返信については、下記田中課長のメールアドレスまでお願いします。
「署名」
●社内宛の例文3
～宛先～
お世話になっております。広報課の▲▲です。
田中広報課長に代わりまして、下記のメールを送信します。
「･･･メールコピー文･･･」
以上です。よろしくお願いいたします。
「署名」
まとめ
上司の代理メールが簡単な内容だとしても、ミスをすると上司も自分も信用を落としてしまいます。
指示された内容を、しっかり相手に伝えましょう。
