上司の代理でメール送信!社内宛の署名や例文を参考に解決しよう!

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上司に代理でメール送信を社内宛てにに出す場合、自分が出すメールと違い、何かミスがあったら上司まで責任が及ぶことがあります。

上司の代理メールの場合の署名や定型文、例文などがあると便利で悩まなくてすみますよね。

ビジネスマナーとしても、上司の代理で送るメール例文などマナーなどの留意点を理解しておきましょう。

代理でメールを上司の代わりに社内宛に送る場合の署名や留意点、例文をわかりやすくご紹介します。

上司の代理でメールを社内宛に送る時の留意点


上司の代理でメールを社内宛てに送信する場合の留意点は、次の通りです。

代理だということを明確に示す

代理ということを明記しないと、相手は上司から来たメールだと誤解します。

社内宛では、所属名・上司名・代理者の名前を書きます。

指示された内容以外は書かない

簡単な挨拶と要点だけを書く。

余計なことを書くと、内容の主旨が変わってしまうことや、誤解を招くことがあります。

・代筆したメールは、(BCC:メール送信先が相手にはわからない)で上司にも送信しましょう。
 送信した内容を上司も確認できます。

要点に補足を足す時は上司の確認をとる

原則として、補足はしないようにしましょう。

補足が必要な場合は、送信前に上司の了解を得るようにします。

上司の代理でメールをするなら署名はどうする?


上司の代理メールの場合署名欄はどうするかが悩むところですが、社内宛の代理メールなので自分が勤めている会社内に送るということです。

なので、署名には部署名と名前、連絡先を入れるだけで良いということになります。

署名には上司名、部署名と代理者(自分)、上司のアドレスなどを記載し、「ご返信は、こちらにお願いいたします」と書いておきましょう。

署名の例

・▲▲部▲▲課長 田中和夫/代理送信者 ▲▲課 鈴木一郎
・返信については、田中課長にお願いいたします。
・▲▲@▲▲(上司のアドレス)
・内線:▲▲▲▲

もしも、送る相手の部署が同じ場合は署名にも部署は不要で、名前だけでOKですね。

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上司の代理でメールをする時の例文を紹介


上司の代理メールとしての例文を3パターン紹介します。

社内宛の代理メール例文1

▲▲部▲▲課長 ▲▲様

お疲れ様です。営業部の鈴木です。

田中課長に代わりまして送信いたしております。

「▲▲検討会議」の日程を下記の通り決定しましたので、お知らせいたします。

日時:4月10日 午前11:00から
場所:第3会議室

※資料等は当日配布致しますので、よろしくお願いいたします。

「署名」・・・代理者氏名と上司のアドレスを記載します。

社内宛の代理メール例文2

▲▲部▲▲課 ▲▲様

お疲れ様です。

田中課長の代理で、営業課の鈴木がご連絡させていただきます。

~要件~

なお、ご返信については、下記田中課長のメールアドレスまでお願いします。

「署名」

社内宛の代理メール例文3

~各部署(宛先)~

お疲れ様です。広報課の▲▲です。

田中広報課長に代わりまして、下記のメールを送信します。

「・・・メールコピー文・・・」

以上です。よろしくお願いいたします。

「署名」

まとめ

上司の代理メールが社内宛で簡単な内容だとしても、ミスをすると上司も自分も信用を落としてしまいます。

上司の代理メールには必ず署名に自身が代理者である事、返信は上司に宛てて貰うことが大切です。

上司に代わって代理メールを打つときの例文を参考に、指示された内容を、しっかり相手に伝えましょう。

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