取引先から連絡があった時、担当者が休みで代理メールで対応しなければならないことがあります。
代理メールを送信するときの書き方を心得ておくと、代理連絡がすぐにでき取引先もこちらの迅速な対応に安心でき、しっかりコミュニケーションがとれるいいアピールにもなります。
大切な取引先に迷惑がかからないようにメールを代理で送信する例文を使って、そんな代理メールのノウハウやポイントをいくつかお伝えします！
担当者が休みで代理メールするときのタイトルと署名
担当者が休みであることを代理メールで送るとなると、ついつい本文に力を入れがちですが、実はタイトルと署名も大切な項目です。
相手がメールの仕分けを簡単にするためにも、タイトルを工夫されている方もいます。
タイトル
例えば、『◯◯の件について』とタイトルに入れるだけで変わります。
件名から、本文ではそのことについてやりとりをしていることが明確になるので、わざわざメールを開かなくても、のちに見返しがしやすくなります。
今回でいう、代理送信のパターンだと、社内で共通のメールアドレスを使用しているなら、タイトルは『◯◯の件について』とシンプルに記載し、メール本文内で代理メールとのことを伝えるといいでしょう。
担当者一人ひとりが異なるアドレスを所有しているのであれば、見慣れないアドレスに不審に思われる可能性もあります。
そういう場合は、タイトルの前に【代送】【代理送信】『〇〇の件について』などとするといいでしょう。
署名
タイトルと同じように、署名も忘れずにしましょう。
取引先など社外へメールを送るときの署名は、会社名や所属、名前や連絡先が必要です。
部署名
担当者の名前
連絡先（メールアドレス・外線番号か担当者の携帯番号）
自分の名前
急ぎの件で何かあった時、いったん誰が引き受けたのかわかるだけでも取引先とのやりとりがスムーズになりますよ。
代理でメール送信時の書き方と注意点
上記からも、代理メールを送信するうえで大切なことは、自分が『代理』であることを伝えることだということがわかったかと思います。
いつもと違う人からメールがくると、担当者が変わったのか、はたまた間違いメールや迷惑メールなどと勘違いを招くこともあります。
メール上部に代理送信である旨は忘れず組み込んでおきましょう。
また、相手や取引先が誰に返信するべきなのかも明記しておきましょう。
心がけたいのは、代理送信する側も委任者（担当者）も宛先の「cc」に入れ、つなぎがうまくいったか確認する方法です。
宛先でCCやBCCで送り先が追加する機能が電子メールにはあり、複数の相手に同メールを同時配信できる仕組みですが、違いは以下の通り。
BCCは（blind carbon copy：ブラインドカーボンコピーの略で）送信者以外に誰に送られたかは分かりません。
もう一点、代理で受け付けているので、詳しいことは書かず、必要最低限のことだけを本文には記載するようにしましょう。
あくまでも取引先の担当者は決まっているので、『頼まれた内容だけ』『聞かれていることだけ』を簡潔にまとめることが大切です。
メールを代理送信するときの例文と構成
メールを代理で送信するときに上記ポイントをおさえた例文と構成をつくってみたので、メール送信に慣れていない方はぜひ使ってみてください。
『【代理送信】〇〇の件について』—メール本文—
株式会社◯◯
□□部 □□様
いつもお世話になっております。
株式会社××の経理部財務課の△△と申します。
本日、担当◯◯は休みのため代理で連絡いたしました。
～～内容～～
なお、返信は担当◯◯（メールアドレスも念のため追記）までお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
−−−ここまで−−−−
【署名】
株式会社：×× 経理部 財務課
担当者：氏名
メールアドレス＆外線電話番号（会社用携帯番号）
代理送信者：自分の名前
挨拶や名乗ることはもちろん、本文はシンプルにまとめるようにしましょう。
相手の体調を気遣う返信メールは代理送信者？それとも本人かについてはこちら
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まとめ
担当者が休みで代理メールなどを頼まれるとドキドキしてしまいますが、頼まれたことをするだけです。
ビジネスマナーとして、代理メールであろうと通常のメール送信でも書き方は挨拶ではじまり挨拶でおわるのは基本同じですよ！
メールの場合は代理送信である例文通りに押さえておけばバッチリです。
是非、自分の言葉に変えながら参考にしてください。
人から代理でメールを任されるのは信頼してくれているからこそです、頑張ってくださいね！
