会社内の業務連絡をする場合、多くの人に一斉発信できるメールはとても便利ですが入りやすい冒頭文が決まるとさらに書きやすくなります。
業務連絡メールを送信するにも、マナーを守らないと、何を伝えたいのかわからない文章になることもあり、注意しなければなりません。
また、上司や他部局への業務連絡の場合、相手に失礼な印象を与えてしまいます。
そこで、業務連絡メールの冒頭文から業務連絡メールとしての締めの文章までの文例、業務連絡のメールマナーとルールをご紹介します。
業務連絡メールの冒頭文例
業務連絡とは、業務に関連する連絡事項を伝えることで、連絡事項の中には、通達、お知らせ、お願い、確認などがあります。
業務連絡メールの基本的な構成は冒頭文からはじまり、お知らせの場合一般的に次の流れになります。
②宛名･･･例「○○部 各位」。
③挨拶･･･例「お疲れ様です」などが冒頭文になります。この文の後に名乗り（自己紹介）をします。例「営業部営業課○○です」
④連絡内容･･･○月○日午後○時○分から、約30分間床清掃を行います。
⑤締めの文･･･業務中ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
冒頭文は、③の挨拶の最初にくる言葉で、「お疲れ様です」を使用していますが、他の冒頭文例としては次のものがあります。
・おはようございます･･･朝の時間帯だけに使う冒頭文です。
・業務中失礼します･･･どの時間帯にも使える言葉です。
・いつもお世話になっております･･･社内でも、違う部署に連絡するときに使用します。
・ご連絡いただきありがとうございます･･･業務連絡を返信する場合に使用します。
業務連絡メールの締め方
業務連絡メールでも締めの言葉は連絡内容によって異なりますが、内容を引き締める言葉を使いましょう。
・恐縮ですが、回答は○月○日までによろしくお願いします･･･回答を求めるものです。
・ご検討よろしくお願いします･･･頼み事を依頼する場合です。
・お忙しいところ恐縮ですが、ご回答をお待ちしております･･･回答を要求する場合です。
・取り急ぎご報告まで･･･内容が伝われば、返答がいらない場合です。
・特に内容に問題がなければ、ご返信には及びません･･･返信を要求しない場合です。
業務連絡メールのマナーとルール
業務連絡メールのマナーは心遣い、ルールは決まり事とします。
業務連絡メールのマナー
・業務連絡は早めに送信する。
・回答が必要な連絡は、期限に余裕を持たせる。
・わかりやすい内容にする。
・冒頭文、締めの言葉をしっかりまとめる。
・依頼する内容の連絡メールには、敬意を示した締め方をする。
・送信前に読み直して、内容をチェックしてから送信する。
業務連絡メールのルール
・件名はわかりやすい具体的な内容にする。余計な言葉は入れない。
・送信先、送信元（部署名、電話番号、メールアドレスなど）をはっきり入れる。
・業務連絡メールの構成（件名～締めの文）通り内容をまとめる。
・絵文字や顔文字は入れない。
・添付ファイルがある場合は、添付ファイルがあると示す。
まとめ
業務連絡メールを送る場合、冒頭文からはじまり内容の基本構成は決まっています。
業務連絡メールの冒頭文例や締めの言葉などをしっかり選んで、連絡内容に適切な文例を使用しましょう。
また、業務連絡メールだからこそ送信する前にマナーやルールに外れていないか、しっかり確認してから送信してくださいね。
