取引先の人が体調不良となり代理メールが来た場合、返信は誰宛にするのか迷いますよね。
代理メールを受け取った時に返信の宛名を誰にするのがいいのかを判断するには、その担当者とどれだけ親しいかやどの程度の病状なのかによっても変わりますよね。
また、その内容に触れて良いのか悪いの迷うところです。
まずは、体調不良の気遣いメールをビジネスマナーのポイントとして重きを置き紹介していきます。
体調不良の代理メールの返信内容は？
体調不良の先方から代理人を通してメールで受け取った場合、返信する内容はまず相手を気遣う内容が必要です。
ととても良い印象を与える内容でなくてはなりません、なぜなら相手が体調が不良なわけですから。
相手を配慮することができれば、信頼関係の構築だけでなく、体調不良で辛い中、メールでいたわってくれただけでも「心配してくれたんだ！」と嬉しく感じてくれるはずです。
早速、例文を作ってみたのでぜひ参考にしてみてください。
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様お世話になっております。
株式会社□□の□□です。
△△の件、承知いたしました。（←メールでやりとりしたことについて）
最近は、（暑さが続き／寒暖差も激しく／急に冷え込みetc）、つらい季節になりましたね。
体調を崩されているとのことなので、どうぞお大事になさってください。
～本題～
次回アポイントについては、体調回復を第一に、落ち着いた頃ご連絡いただければと存じます。
（次回アポイントについては、代理で連絡をいただいた◯◯様と確認させていただきます。 etc）
まだまだ、暑い日（寒い日）が続きますので、くれぐれもご自愛ください。
株式会社□□ □□部
名前 〇〇
−−−−−−−
入院を伴うような体調不良については、「◯◯様が、体調を崩し、病院に入院されていると伺い、大変驚いております。心よりお見舞い申し上げます。」などとするのがいいでしょう。
その後の取引等についても、一度保留にするべきなのか、先延ばしにするのかなど体調回復を１番にしたうえで安心いただくよう提案してみると、快くやりとりできるはずです。
代理メールの返信先の宛名は委任者？
本人から代理メールで体調不良を知らされた場合、返信先の宛名は代理の方からいただいたメールに返信はどこにするべきか指示があった場合、そちらに直接返信するといいでしょう。
あくまでも代理送信で送ってくれていただけなので、その後のやりとりは引き続きもとの担当者に戻しましょう。
『ちゃんとメールを確認しました！』というアピールをしたい方はccで代理送信した方も入れてあげるとスムーズに取次ができたんだと全員で確認もできるのでオススメですよ。
本文に、どこに返信すべきか記載がなかった場合は、このcc作戦をぜひ使ってみましょう。
体調不良の気遣いメールはビジネスマナーに通じる
体調不良を伝えられたメールに応えるのはデリケートな部分がありますよね。
ビジネスメールとなると、いつもは堅苦しいメールになりがちですが、体調を気遣う文面があると嬉しいはずです。
さっと気遣いができるという一面は、ビジネスマナーとしてはもちろん、人としての気遣いも感じられますよ。
私も以前体調を崩したあと、仕事のやりとりのメールの中で、体調を心配してくれた内容が盛り込まれていた時に、とても嬉しかったのを覚えています。
ビジネスのやりとりの中にそういった人間味が感じられると、その後の取引もあたたかい雰囲気の中進んでいくはずです。
他にも担当者が休みであることを伝える代理メールの書き方はこちら
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まとめ
体調不良を代理メールで受けたときの返信はまずはCCを使って返信しましょう。
そして、代理メールの返信先の宛名はその時の相手の状況を代理で送ってくれた相手にも確認しながら送ることが望ましいですね。
ビジネスといえどお互いの体調不良を気遣いできるメールでビジネスも円滑に行って今より一層良いビジネスパートナーになってくださいね。
