社会人として働いていると、ビジネスで付き合いのある方やその身内の方について、メールで訃報を知らされる機会もありますよね。
そんな時、どう対応するのが正解か迷う事もあるかと思います。
「メールでお悔やみを返信しても失礼に当たらないだろうか」「どういう所に気をつければ良いのか」「送るとしたら、どんな文面にすれば良いのか」・・。
ここではそんな疑問について、お答えしていきたいと思います。
お悔やみの挨拶を取引先へ送る時期と方法
メールの長所は、時間をかける事無く情報を伝えられる点にあります。
取引先の相手からメールで訃報を知らされた場合は、取り急ぎ弔意を伝える手段として、お悔やみメールを使用しても良いでしょう。
但し、お悔やみメールとは本来の＜形式＞とは離れたものであり、取引先や社員の家族の訃報などの場合で、遠方などの理由により駆けつけられない場合は、お悔やみメールではなく弔電を送るのがマナーです。
更には取引先との関係性によっては会社として香典や供花を用意する場合もありますし、先に述べた弔電を手配しなければならないかもしれません。
判断が難しい場合は、会社に対応を確認してみるのも大切な事だと思います。
お悔やみの挨拶をメールで送る注意点
では、取り急ぎメールでお悔やみを返信する事になった場合、どんな事に気をつければ良いのでしょうか？
急な不幸にも落ち着いて対応できるよう、そして文面とはいえ失礼のないよう、押さえるべきポイントについてお話ししたいと思います。
１、死因などを詳しく尋ねない
気落ちされているご遺族に対し、死因などを根掘り葉掘り聞くのは厳禁です。
お悔やみと共に伺うのは控えましょう
２、忌み言葉を避ける
重ね重ね、またまた、ますますなどの言葉は重ね言葉といい、不幸を繰り返す事を連想させるため、敬遠されます。
再三や再び、追ってなどの言葉も同様です。
３、死亡や死など直接的な言葉を避ける
死亡、死去などは＜ご逝去＞、急死は＜急なことで＞、生きる、生存などは＜ご生前＞などの言い方に換える事ができますので、適切な用語を用いましょう。
お悔やみのメールの文例と取引先へのビジネスマナー
では実際に、お悔やみメールを送る為の文面を考えてみましょう。
まずマナーポイントとしては、《お悔やみを申し上げます》などタイトルをシンプルにする事。
突然の事で多忙を極めているであろう相手先の方が一目でわかるよう、遠回しなタイトルは避けるべきです。
また、お父さん→お父様、聞いて→伺ってなど、いつも以上に丁寧な言葉を心がけて下さい。
そして絵文字やローマ数字などは文字化けの可能性があるため、避けるのが無難。
傷心の相手を労るどころか却って不快にさせる恐れもありますので、十分に配慮して下さい。
以上のようなポイント、マナーを取り入れ、文面を作ってみると次のようなメールが適切かと思われます。
タイトル：
○○(会社名) ○○(名前)よりお悔やみを申し上げます
この度はご身内にご不幸がおありと伺い、大変驚いております。本来であれば直接お目にかかり、お悔やみを申し上げたい所ではありますが、略儀ながらメールにて失礼致します。心よりご冥福をお祈り致します。
一例ではありますが、いかがでしょうか？
どうしても仕事の用件を提示しなければならない場合は、《恐縮ながら○○の件でご連絡させて頂きます》などと断った上で本題に入ります。
まとめ
ここでご紹介した形式はあくまでも基本的なものですが、ポイントを押さえた上でご遺族の心情を思いやれば、お悔やみを伝える事は決して難しい事ではないと思います。
メールとはいえ、それを介するのは人と人。相手を思いやる気持ちを忘れず、相手の気持ちに寄り添えるようなお悔やみメールが送れると良いですね。
