就職活動中は予定がいっぱいで忙しいもの。
大学ゼミの講義が終わった後、ふと携帯を見ると企業からの不在着信が残っていた！なんてことも。
そんな時どんな応対をすればよいのか悩みますよね。
企業からすれば電話応対も評価の対象の１つ。
正しいマナーを知っておくなら就職活動にとってプラスになります。
では、折り返し電話をする時のポイントを一緒に確認していきましょう！
就活企業先の電話に出れなかった場合はどうすればいい？
就活企業先からの不在着信に気づいたらすぐ折り返し電話をするのが鉄則です。
レスポンスの早さは企業に好印象を与えます。
電話をかける前は留守番電話が入ってないか確認し、メッセージの内容を把握してからかけましょう。
もし留守番サービスをつけていないなら就活の時期だけでも必ずつけておきましょう。
企業側も用件を残すことができますし、どの企業からの電話なのかも分かるので安心ですよね。
企業側から再度連絡するとのメッセージが入っていても、連絡を待つのではなくこちらから折り返し電話をしましょう。
電話をかける時には、まず謝罪した上でどのような用件だったのか聞くことができます。
もし折り返し不要のメッセージが入ってたら折り返さなくて大丈夫です。
また、「〇〇時から不在」などのスケジュールが入っている場合、それを無視して無理に折り返すとかえって失礼になるので、不在の時間帯を避けて電話をしましょう。
不在着信だけだった場合は、必ず折り返し電話をしましょう。
知らない番号にかけるのが不安であれば、ネットで電話番号を調べることもできます。
ただし企業によっては、担当者が会社から支給されている携帯を使っている場合もあるので、企業からの電話であってもネットで番号がヒットしない場合があることも覚えておきましょう。
就活企業先の電話の折り返しする時間は？
不在着信の折り返しはすぐにするべきですが、何時にかけてもいいということではありません。
せっかく折り返し電話をしても、担当者が不在だったり仕事が忙しい時間帯にかけるなら相手の迷惑になってしまいます。
時間帯に配慮することは大切なポイントです。
企業により始業時間は異なりますが、業務開始後は朝礼、ミーティング、業務整理などでとても慌ただしい時間です。
始業後30分～1時間は電話を避けた方がよいでしょう。
10:00頃には仕事も一旦落ち着くので、10：00以降であれば電話をかけても大丈夫です。
お昼の12:00からは昼食休憩が始まるので、12:00～14:00までは電話をかけるのは控えましょう。
夕方16:00～18:00は業務の追い込みに入っている可能性が高いため、この時間帯も電話は避けた方がいいでしょう。
18:00以降は担当者が帰社している可能性が高いのでかけても意味がありません。
まとめると、10:00～12:00、14:00～16:00に折り返しの電話をするのが理想といえます。
ただし相手側から「〇〇時～〇〇時にかけて」と時間指定があった際は、必ずその時間にかけましょう。
時間以外にも折り返し電話をかける際に気をつけたい点があります。
電話をする前にメモやスケジュール帳、筆記用具を用意しておきましょう。
自分のスケジュールを確認したり相手の希望をメモしたりするためにこれらのアイテムは必須です。
また、電波の良い静かな環境で電話をしましょう。
話している途中で何度も切れたり雑音で聞き取りにくかったりすると、相手を不快にさせてしまうかもしれません。
就活企業先へ電話を折り返しできるのが翌日になる場合
折り返し電話は当日中にかけるのが基本ですが、過密スケジュールで折り返す時間がなかったり不在着信に気づいたのが夜だったなんてこともありますよね。
そういう時は電話が翌日になってしまいます。
翌日に折り返しの電話をする時は、できるだけ午前中にかけましょう。
相手が忙しくない10：00以降が理想です。
土日にあたるようであれば、営業日に折り返します。
休日にかけても会社には誰もいませんし、不在着信が携帯番号だったとしても休日に電話をするのは非常識になります。
翌日に折り返しの電話をする際も丁寧に謝罪することが大切です。
まずあいさつ、自己紹介をしてから謝罪をし、そのあとで用件を伝えましょう。
最初に謝罪することによって謝罪の気持ちが伝わりやすくなりその後の会話もスムーズにいきます。
まとめ
就職活動中は、企業と電話でやり取りする機会が多くなります。
電話に出れなかったからといって印象が悪くなることはありませんが、折り返す時の電話のマナーによって企業へ与える印象は変わります。
顔が見えないからこそ相手の状況に配慮し、正しいマナーを守るなら電話を通して良いイメージを与えることができます。
折り返し電話のマナーは就活中はもちろんのこと社会人になっても必要なものです。
今からしっかり正しいマナーを習得しておきましょう！
