内定辞退はメールと電話どっちで伝える?失礼のない方法教えます!


就職活動に力を入れた結果、数社から内定を頂いた場合、どこか1つに絞らなきゃいけないですよね。

メールで内定通知がくるところも少なくないはず。そんな時、内定辞退の連絡をどうすべきかが迷うことがあると思います。

メールで?電話で?とお悩みの方!相手方に失礼のない方法で、内定辞退の旨をお伝えする方法をご紹介していきます。

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内定辞退する時はメールと電話どっちですべき?

応募や面接日の決定など全ての連絡をメールで行う企業も少なくないですよね。

メールなのか電話なのか、どっちにするべきかの見極めは、内定通知がくるまでの連絡手段を思い出すことです!

メールでの連絡が主の場合、人事担当者もメール連絡が当然と認識しているはず。

そのような経緯がある時は、メールだけで辞退の連絡をしても問題はありません。

しかし、人事担当者とこれまでの中で電話連絡をしていたり、やり取りがあった場合は基本的に電話で内定辞退することを伝えましょう。

企業にとっては人員を確保できず、採用活動を継続するのに時間を費やさなくてはいけなくなるので、トラブルにならないよう辞退の意思を明確に電話で伝えることが大事です。

内定辞退をメールと電話で両方する時の伝え方


まずは、電話で人事担当者に連絡を入れましょう。

内定辞退の旨は、なるべく早く伝えることが自分にとっても企業にとっても最良です。

担当者に繋がったら、辞退の意思を明確に伝えます。

万が一、人事担当者が席を離れている場合は電話に出てくれた方の名前を確認したのち

「大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡をさせていただきました。その旨を、ご担当者の〇〇様にお伝え願えますでしょうか?」

と伝言しましょう。

電話で内定辞退の連絡をしたら、基本的にはこれでやりとりは終了なのですが、お詫びの気持ちを伝えたいと言う場合や、後から「言った、言わない」のトラブルを避けるためにも電話後に補助としてメールを送るのも良いかもしれません。

メールを送るときには、辞退の意思を事前に伝えているので、あくまで採用していただいた感謝と、期待に添えないことのお詫びを伝えるようにしてください。

両方で連絡をすると、丁寧な印象を受けますね。

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内定辞退メールの書き方と理由例を紹介


内定辞退の連絡をメールでするにしても、一体どういった言葉で伝えたら良いのか、頭を悩ませますよね。

ここでは、一般的な内定辞退メールの書き方と、理由例をご紹介していきます。

(例文1)
件名:内定辞退のご連絡
内容:
〇〇株式会社人事部人事課 〇〇様
お世話になっております。内定通知を頂きました〇〇大学〇〇部の山田です。

この度は内定の通知を頂きありがとうございました。このような嬉しいお知らせを頂き、誠に恐縮ですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

本来であれば貴社にお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでの連絡となることを、何卒ご容赦頂きたくお願い申し上げます。
貴重な時間を面接にあてていただき、対応していただいたのにも関わらず、このようなご連絡になることを大変心苦しく感じております。

面接に関わってくださった〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

————————–
署名

(例文2)
件名:内定辞退のお詫び
内容:
〇〇株式会社人事部人事課 〇〇様
お世話になっております。内定通知を頂きました〇〇大学〇〇部の山田です。

先日は内定のご連絡、誠にありがとうございました。この度、大変恐縮ですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

自分の適性を慎重に検討し、他社にお世話になるという結論になりました。多忙な中、貴重な時間と労力を割いていただいたのにも関わらず、このようなお返事となり、申し訳ありません。

本来、直接お伺いするべきところをメールでの連絡となることをお許しください。〇〇様をはじめ、貴社の方々には大変感謝しております。

貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

————————-
署名

内定辞退の理由は、自分の適性を見極めた結果だったり、別業界に興味が出たりと様々ですよね。

反対に、実際に面接をしてみて企業側のマイナスイメージが理由で辞退する場合は、理由を伝えないのも1つの手です。

全く理由を伝えないと企業側も納得しづらいこともあるので「自分の適性を慎重に検討した結果」と理由を添えるのが一般的です。

まとめ

せっかく自分を選んでくれたのに、断るのは誰だって気が重いですよね。

相手方に感謝の気持ちを伝えつつ、自分の伝えたいことを丁寧にわかりやすく連絡するのは、貴重な時間を割いて面接をしてくれた企業に対してのマナーです。

自分の想いや感情を相手に伝えられるスキルを身につけていきたいですね。

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